PALABRA DE GATA

Herramientas para gestionar el teletrabajo

22/06/2021

Uno de los mayores problemas que trae consigo el teletrabajo es, precisamente, la productividad. En este post te explicamos como gestionar y optimizar tu tempo para que el teletrabajo sea no solo una solución temporal, sino una nueva forma de trabajar.

Uno de los mayores problemas que trae consigo el teletrabajo es, precisamente, la productividad.

Esto no significa que los empleados sean vagos, s sino que se presenta necesario emplear una serie de técnicas de autogestión en el trabajo diario.Habitualmente íbamos a una oficina, t con uno horario marcado, un puesto con todaslas herramientas a nuestro alcance o con  un compañero a nuestro lado que, con gestos simples como  apuntar con un dedo o gesticular con las manos complementando la información verbal. En pocas  palabras, teníamos una interacción social que nos permitía trabajar de una determinada forma y con herramientas específicas con las que nos dota a la empresa de una manera sencilla, 

Ahora, el teletrabajo facilitaun gran abanico de posibilidades y estas son sus ventajas: 

1º Se acerca al modelo de conciliación de la vida laboral y personal. 

2º Reduce el tiempo perdido en atascos y tráfico. 

3ºeduce el estrés que genera la puntualidad al,

4º Mejora la interacción con el entorno y las compras en comercios locales (dado que puedes trabajar desde tu casa,los negocios del barrio se ven claramente beneficiados) Aunque también conlleva  una serie de desventajas para el rendimiento laboral. A continuación os dejo la lista de inconvenientes:

1º tu jefe no te ve trabajar, no ve cómo inviertes tu tiempo o las horas que dedicas a un proyecto, incidencia, desarrolloSin esa visión subjetiva, sin esa manera de mostrar a tu jefe que trabajas, es más difícil afianzar tu puesto laboral o establecer una serie de relaciones sociales l que te permitan mejorar su percepción de tu trabajo.

 2º  falta de interacción con tus compañeros y de relaciones sociales con personas de fuera de tu entorno, que facilitan la relaciones laborales. Dicho de otra manera, es más difícil caerle bien a un compañero y que en un momento en el que requieras de una ayuda excepcional, fuera del horario laboral, aumentando su trabajo para ayudarte a resolver un problema él esté dispuesto a asumir ese sacrificio.

3º Falta de productividad debido a la autogestión del tiempo y de los esfuerzos. De repente, nos encontramos en el salón de nuestra casa, en nuestra habitación de trabajo. En definitiva, en un espacio en el que estando solos debemos sacar el mismo trabajo que antes, cuando estábamos en un espacio compartido con las herramientas antes mencionadas. 

Por ello, hoy te traemos una serie de herramientas fundamentales para la autogestión del trabajo desde casa.

1- Proyect Manager.

Elabora un calendario a través de un programa de gestión de proyectos. Es útil para todas las tareas diarias y establecer fechas de inicio y final, de manera que tú entiendas cuál es la prioridad y la importancia que tienen 

dichas tareas para la consecución global de un proyecto, de una tarea o de un trabajo recurrente. Tenemos varios ejemplos interesantes de Project managers gratuitos que pueden servirte pero quizás, el más fácil y completo para realizar esta tarea en concreto sea Trello.

Con este tablero podrás ir modificando las tarjetas según los  diferentes estados en los que se encuentra la tareas que vayas a realizar. Las planteadas en un inicio desde el propio sistema son tres muy sencillas, por hacer, haciendo, hecho. También  puedes añadir a otros usuarios de tu propia empresa o equipo para asignar responsables de tarea, fechas de tarea final y de esta manera poder entender cuál es el criterio de prioridades más allá de la propia prioridad de la tarea.

Por ejemplo, cambiar la contraseña de acceso por una nueva cada X tiempo podría ser una tarea recurrente importante, puesto que se trata de un problema de seguridad. Realizar una publicación en redes sociales es una tarea importante pero no crítica, y a priori parecerá menos relevante. Sin embargo, si una campaña de publicidad empieza un día realizar la publicación será mucho más importante que cambiar la contraseña que haces de manera regular, siempre y cuando no haya habido brechas de seguridad previas.

Por tanto quizás en este momento será más interesante realizar una publicación que generen nuevos clientes que cambiar una contraseña que se han hecho rutinario, con este tipo de programas puedes establecer la prioridad ajustado día día.

2- Correo electrónico. 

Parece evidente, pero los gestores de correo electrónico tienen muchas más funcionalidades de las que habitualmente utilizamos. Por ejemplo, filtros, etiquetados, reglas o tareas que se pueden asignar a un correo que nos permitan realizar las mismas funciones que habíamos establecido con Trello de una manera nativa dentro del propio gestor de correos. 

Podemos establecer, en caso de que los correos vengan de clientes, una serie de tareas recurrentes que deberíamos de realizar como puede ser algo tan sencillo como contestar un correo, realizar una petición o una respuesta una duda, visualizar la incidencia que nos solicitan y dar una respuesta rápida, que es independiente de nuestras tareas diarias, puesto que es algo que surgirá en el trabajo diario y tendremos que tenerlo contemplado dentro de nuestra programación diaria. Estas herramientas internas de los propios clientes de correo electrónico nos permitirán que no se nos escape ningún correo si recibimos muchos diariamente.

3- Microsoft Teams 

Para trabajar desde casa es fundamentaluna comunicación fluida y sobre todo eficaz con tus compañeros. Pueden utilizarse muchas y muy diferentes herramientas de las que hay en el mercado, aunque probablemente las dos más importantes que existan, sean Microsoft Teams y Slack, pero si hay que quedarse con alguna, sin duda, Microsoft Teams.

Con esta herramienta tendrás un cliente de chat nativo en todos los dispositivos. Además de la web, en la que podrás encontrar a todos los miembros de tu organización, podrás establecer estados como no disponible ausente o en línea para que tus compañeros puedan ponerse en contacto contigo sepan en qué situación te encuentras. Está vinculado tanto a la cuenta de correo electrónico como con tu calendario y además, tiene una serie de funcionalidades muy interesantes para empresas con muchos empleados, como pueden ser los grupos, la Wiki, la integración de office 365, y, por supuesto, las videoconferencias grupales que nos permiten poder mantener esa  necesaria comunicacióninteracción social, que aunque sea limitada, nos permite acercarnos en nuestra relaciones personales laborales.

Consejo: Busca tus herramientas 

No todos los trabajos son iguales y por tanto, hay herramientas que se pueden adaptar a todos ellos, pero hay una gran mayoría de trabajos específicos que requieren de herramientas más concretas . No es lo mismo ser arquitecto que abogado, no es lo mismo trabajar en una empresa de desarrollo que en una de marketing, no es lo mismo desarrollar creatividad es que solucionar incidencias, o ser un gestor comercial Hay un montón de herramientas que ofrecen los diferentes proveedores  en cada una de estas áreas que pueden ser fundamentales para nosotros, solo tienes que buscar la tuya. 

Por ejemplo, si eres comercial necesitarás un CRM, si eres creativo necesitarás una licencia de Adobe, si eres desarrollador necesitarás Github o similar… Lo importante es que intentes trabajar de la mano con tu equipo para encontrar las herramientas más útiles y necesarias para cada uno de los entornos laborales. Pero no te vuelvas loco, utiliza lo que necesitas. Menos es más.

En definitiva, tele trabajar tiene virtudes y defectos como cualquier otra cosa, lo único que tenemos que hacer es encontrar nuestras herramientas para conseguir sacarle partido a las ventajas y reducir al mínimo las consecuencias negativas.

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